Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung: Funktionsweise, Kosten und wichtige Modelle

Beim Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung beauftragen Sie einen spezialisierten Dienstleister mit der Durchführung eines Teils oder der gesamten Lohn- und Gehaltsabrechnung, sodass Ihr Team die Berechnungen, Steuererklärungen und Zahlungen nicht mehr manuell vornehmen muss. In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie das funktioniert, welche Kosten damit verbunden sind, welche vier Leistungsmodelle es gibt und wie Sie einen Dienstleister auswählen und wechseln können.

Was versteht man unter Lohnbuchhaltungs-Outsourcing?

Unter Lohnbuchhaltungs-Outsourcing versteht man die Beauftragung eines externen Dienstleisters mit der Erledigung von Aufgaben im Bereich der Lohnbuchhaltung in Ihrem Auftrag: die Berechnung des Brutto- und Nettolohns, die Einbehaltung und Abführung von Steuern, die Auszahlung der Löhne an die Mitarbeiter sowie die Einreichung der gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen.

Sie liefern weiterhin die Daten und genehmigen jeden Durchlauf. Der Anbieter übernimmt die Arbeit, doch die Verantwortung für die Richtigkeit liegt in der Regel weiterhin bei Ihnen.

Der Umfang ist flexibel. Manche Unternehmen lagern den gesamten Bereich aus; andere übertragen lediglich die risikoreichsten Teile, wie beispielsweise die Steuererklärung, und behalten die täglichen Lohn- und Gehaltsabrechnung intern.

Outsourcing ist nicht dasselbe wie der Kauf von Software. Bei einer Lohnbuchhaltungssoftware ist Ihr eigenes Team weiterhin wird in jedem Abrechnungszeitraum ausgeführt; beim Outsourcing übernehmen Personen außerhalb Ihres Unternehmens die Leitung für Sie.

Wie funktioniert das Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung?

Das Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung erfolgt in einem sich wiederholenden monatlichen oder zweiwöchentlichen Zyklus. Sie übermitteln die Mitarbeiter- und Lohndaten bis zu einem vereinbarten Stichtag, der Dienstleister berechnet den Nettolohn und die Steuern, Sie prüfen und genehmigen die Angaben, und der Dienstleister leistet die Zahlungen an die Mitarbeiter und die Finanzbehörden.

Jeder erhält Gehaltsabrechnungen und Berichte. Die Übergaben sind wichtiger als die Zahlen.

Ein typischer ausgelagerter Abrechnungszyklus umfasst sechs Schritte:

1. Datenerfassung: Sie übermitteln Arbeitsstunden, Neueinstellungen, Austritte und Änderungen vor dem Stichtag.
2. Berechnung: Der Arbeitgeber berechnet das Brutto- und Nettoentgelt, die Abzüge sowie die vom Arbeitgeber zu entrichtenden Abgaben.
3. Freigabe: Sie prüfen einen Entwurf der Lohn- und Gehaltsliste und geben diesen frei oder übermitteln Korrekturen.
4. Bezahlung: Der Anbieter stellt die Mittel bereit, bezahlt die Mitarbeiter und führt anschließend die Steuern an die Behörden ab.
5. Meldungen: Der Dienstleister reicht die gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen ein und erstellt Gehaltsabrechnungen.
6. Berichterstellung: Sie erhalten Berichte für die Buchhaltung, die Wirtschaftsprüfung und die Personalplanung.

Wenn Sie eine Frist versäumen oder eine Genehmigung verspätet erteilen, gerät die gesamte Kette ins Stocken – deshalb ist die Datenkonformität Ihrerseits genauso wichtig wie die Software des Anbieters.

Was umfasst die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung?

Die meisten Outsourcing-Dienstleistungen im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung umfassen die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Einbehaltung und Abführung von Steuern, Zahlungen per Direktüberweisung, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, die Meldung neuer Mitarbeiter, Lohnpfändungen, Steuerformulare zum Jahresende sowie ein Selbstbedienungsportal für Mitarbeiter.

Umfassendere Pakete beinhalten die Verwaltung von Sozialleistungen und die Überwachung der Compliance. Was im Leistungsumfang enthalten ist und wofür zusätzliche Kosten anfallen, variiert je nach Anbieter; lassen Sie sich den Umfang daher schriftlich bestätigen.

Zu den Kernleistungen, die Sie von einem Full-Service-Anbieter erwarten können, gehören:

• Lohn- und Gehaltsabrechnung: Berechnung der Löhne, Abzüge, sowie die steuerlichen Verpflichtungen des Arbeitgebers in jedem Abrechnungszeitraum.
• Steuerverwaltung: Einbehaltung, Abführung und Einreichung Lohnsteuern mit den Behörden.
• Zahlungen: Die Bezahlung der Mitarbeiter erfolgt per Überweisung, Scheck oder Gehaltskarte in der jeweiligen Landeswährung.
• Überwachung der Compliance: Verfolgung von Regeländerungen, damit die eingereichten Unterlagen auch bei sich ändernden Vorschriften korrekt bleiben.
• Berichterstattung: Quartals- und Jahresabschlüsse sowie Formulare für die Buchhaltung und die Wirtschaftsprüfung.
• Self-Service: Ein Portal, über das Mitarbeiter Gehaltsabrechnungen, Steuerunterlagen und ihre Gehaltsentwicklung einsehen können.

Die Grenze zwischen im Preis inbegriffenen und zusätzlichen Leistungen ist der Ort, an dem sich unerwartete Kosten verbergen; betrachten Sie die Leistungsübersicht daher als Checkliste, wenn Sie Angebote vergleichen.

Lesen Sie: Wie die Bestandteile eines Gehaltsschecks zusammenpassen.

Wofür sind Sie weiterhin verantwortlich?

Durch Outsourcing wird die Arbeit ausgelagert, nicht jedoch die Haftung. Sie liefern weiterhin korrekte Daten, genehmigen jeden Abrechnungslauf und überweisen die Gehälter pünktlich. Bei den meisten Modellen bleiben Sie zudem der rechtmäßiger Arbeitgeber für steuerliche Zwecke.

Diese Unterscheidung hat konkrete Konsequenzen. Wenn ein Dienstleister Quellensteuern einbehält, diese aber nicht abführt, werden die Behörden dennoch Sie, den Arbeitgeber, für die Zahlung in Anspruch nehmen. Wählen Sie einen Dienstleister mit strengen Kontrollmechanismen und behalten Sie den Überblick über jede Einzahlung.

Welche Bereitstellungsmodelle gibt es für das Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung?

Es gibt vier wesentliche Bereitstellungsmodelle: eine Lohnbuchhaltungssoftware, die Sie selbst betreiben, ein Lohnbuchhaltungsdienstleister, der die Abrechnungen für Sie durchführt, ein vollständig verwalteter Service, der den gesamten Zyklus übernimmt, und ein „Employer of Record“ (EOR), der zum rechtlichen Arbeitgeber wird.

Sie unterscheiden sich darin, wie viel Arbeit Sie selbst übernehmen und wer das Risiko der Compliance trägt.

Lohnbuchhaltungssoftware

Eine Lohnabrechnungssoftware ist eine Plattform, die Ihr eigenes Team zur Durchführung der Lohnabrechnung nutzt. Sie automatisiert Berechnungen und Einreichungen, doch die Verantwortung für den Prozess, die Genehmigungen und etwaige Fehler liegt weiterhin bei Ihnen. Dies ist die kostengünstigste Option und eignet sich für Unternehmen, die über internes Fachwissen im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung verfügen.

Lohnbuchhaltungsbüro

Ein Lohnbuchhaltungsdienst verarbeitet jeden Lohnlauf anhand der von Ihnen übermittelten Daten und liefert Ihnen die Ergebnisse zurück. Sie behalten die Kontrolle über die Eingaben und den Zeitplan; der Dienst übernimmt die technischen Abläufe. Dies stellt einen Mittelweg zwischen einer Software und einem vollständig verwalteten Service dar.

Vollständig verwaltete Lohn- und Gehaltsabrechnung

Ein vollständig verwalteter Service übernimmt mit einem eigens dafür zuständigen Team den gesamten Ablauf, von der Datenprüfung bis zur Einreichung. Sie genehmigen und finanzieren; der Dienstleister kümmert sich um alles Weitere. Dies ist zwar mit höheren Kosten verbunden, nimmt Ihnen jedoch den größten Teil der Arbeit ab. Verwaltungsaufwand.

Employer of Record (EOR)

Ein Employer of Record wird zum rechtlichen Arbeitgeber Ihrer Mitarbeiter und übernimmt somit die Verantwortung für die Lohnabrechnung, die Lohnsteuer und die Compliance – nicht nur die Abwicklung. Sie leiten die Arbeit; der EOR beschäftigt die Mitarbeiter. Es ist das einzige Modell, bei dem nicht nur der Aufwand, sondern auch die Verantwortung verlagert wird.

Dieser Vergleich verdeutlicht, inwiefern sich die vier Modelle hinsichtlich der Frage unterscheiden, wer die Lohnabrechnung durchführt und wer das rechtliche Risiko trägt:

Beachten Sie die letzte Spalte. Nur ein EOR-Vertrag ändert, wen die Behörden als verantwortlich ansehen; deshalb eignet er sich für Unternehmen, die Mitarbeiter einstellen, wenn sie keine lokale Einheit.

Siehe: Internationales Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung falls Sie Mitarbeiter in mehr als einem Land beschäftigen.

Sollten Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung intern abwickeln oder auslagern?

Führen Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung intern durch, wenn Sie über das erforderliche Fachwissen, eine stabile Mitarbeiterzahl und die Zeit verfügen, die Compliance selbst zu gewährleisten. Lagern Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung aus, wenn diese komplex ist, die Mitarbeiterzahl wächst oder sich über verschiedene Rechtsräume erstreckt oder wenn ein Fehler kostspielige Folgen hätte.

Die meisten Unternehmen erreichen eine Größe, bei der das Risiko und der Verwaltungsaufwand, alles selbst zu erledigen, die Gebühren übersteigen.

Bei der Abwägung geht es letztlich um Kosten, Kontrolle und Risiko:

Die interne Abwicklung verschafft Ihnen Kontrolle; das Outsourcing bietet Ihnen Fachwissen und Planbarkeit. Unser umfassendes Vergleich zwischen interner Bearbeitung und Auslagerung geht die Entscheidung ausführlich durch.

Welche Vorteile bietet das Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung?

Zu den wichtigsten Vorteilen des Outsourcings der Lohn- und Gehaltsabrechnung zählen Zeitersparnis, weniger Fehler, Fachwissen im Bereich der Compliance, planbare Kosten und eine einfachere Skalierbarkeit.

Wenn Sie die Lohnabrechnung Spezialisten überlassen, kann sich Ihr Team ganz auf das Kerngeschäft konzentrieren, das Risiko von Strafen aufgrund verspäteter oder fehlerhafter Meldungen wird verringert, und Sie können neue Mitarbeiter einstellen oder weitere Standorte hinzufügen, ohne ein größeres Lohnabrechnungsteam aufbauen zu müssen.

Die Vorteile, die für Käufer am wichtigsten sind, sind:

• Zeitersparnis: Ihr Team muss nicht mehr in jedem Zyklus Stunden mit Berechnungen und Einreichungen verbringen.
• Genauigkeit: Durch Automatisierung und fachliche Überprüfung lassen sich Fehler reduzieren, die zu Strafen führen.
• Compliance: Anbieter verfolgen sich ändernde Vorschriften über verschiedene Rechtsordnungen hinweg damit die Unterlagen korrekt bleiben.
• Vorhersehbare Kosten: Servicegebühren lassen sich leichter einplanen als Personalkosten, Softwarekosten und Strafzahlungen.
• Skalierbarkeit: Die Aufnahme neuer Mitarbeiter oder Standorte bedeutet nicht, dass zusätzliches Personal für die Lohn- und Gehaltsabrechnung eingestellt werden muss.

Für den Anbau und verteilt arbeitende Teams, allein der Skalierungsvorteil rechtfertigt oft bereits die Gebühr.

Welche Risiken und Nachteile birgt die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung?

Die größten Nachteile sind der Verlust der direkten Kontrolle, versteckte oder zusätzliche Gebühren, Risiken für die Datensicherheit sowie die Tatsache, dass Sie in der Regel weiterhin rechtlich haftbar bleiben.

Berichte und kurzfristige Änderungen können mehr Zeit in Anspruch nehmen und zusätzliche Kosten verursachen, sensible Daten verlassen Ihr Gebäude, und bei jedem Modell – mit Ausnahme eines EOR – machen die Behörden Sie weiterhin für Fehler verantwortlich.

Achten Sie bei der Bewertung von Anbietern auf folgende Risiken:

• Kontrollverlust: Das Erstellen eines Berichts oder das Vornehmen einer Änderung in letzter Minute kann mehr Zeit in Anspruch nehmen und als Zusatzleistung in Rechnung gestellt werden.
• Versteckte Gebühren: Außerplanmäßige Auswertungen, Formulare zum Jahresende und Änderungen während des Abrechnungszeitraums werden häufig separat in Rechnung gestellt.
• Datensicherheit: Da es sich bei Gehaltsdaten um sensible Informationen handelt, wird ein Datenleck beim Anbieter auch zu Ihrem Problem.
• Haftung: Sofern Sie keinen EOR-Anbieter in Anspruch nehmen, werden Sie bei Fehlern von den Steuerbehörden zur Rechenschaft gezogen, nicht der Anbieter.

Keiner dieser Punkte ist ein Grund, auf Outsourcing zu verzichten, doch jeder einzelne ist eine Frage, die Sie sich stellen sollten, bevor Sie einen Vertrag unterzeichnen.

Wie viel kostet die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung?

Das Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung kostet in der Regel eine Grundgebühr zuzüglich einer Gebühr pro Mitarbeiter oder pro Abrechnungslauf, sodass sich der Preis nach der Mitarbeiterzahl und der Häufigkeit der Gehaltszahlungen richtet.

Zusatzleistungen wie Formulare zum Jahresende, außerplanmäßige Abrechnungen und Änderungen während des Abrechnungszeitraums werden häufig zusätzlich in Rechnung gestellt. Vollständig verwaltete Dienstleistungen und EOR-Lösungen sind teurer als reine Software, da die Arbeit von Menschen und nicht nur von Tools erledigt wird.

Die Kosten lassen sich in der Regel in folgende Komponenten unterteilen:

Der in der Überschrift genannte Preis entspricht selten den Gesamtkosten; bitten Sie daher um eine vollständige Preisliste und berechnen Sie die Kosten anhand Ihrer tatsächlichen Mitarbeiterzahl und Zahlungshäufigkeit.

Für einen umfassenderen Überblick über Wie viel kosten Personal- und Lohnbuchhaltungsdienstleistungen?, vergleichen Sie die Preise der verschiedenen Anbieter, bevor Sie sich festlegen.

Wie wählen Sie einen Anbieter für das Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung aus?

Wählen Sie einen Anbieter für das Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung anhand von Leistungsumfang, Sicherheit, Servicequalität und Preistransparenz aus – und nicht anhand des angegebenen Grundpreises.

Vergewissern Sie sich, dass das Unternehmen alle Länder abdeckt, in denen Sie Zahlungen leisten, dass es Daten nach einem anerkannten Standard schützt, dass es sich schriftlich zu Reaktionszeiten verpflichtet und dass alle Gebühren aufgeführt sind. Prüfen Sie die Referenzen und die Vorgehensweise bei Korrekturen, bevor Sie den Vertrag unterzeichnen.

Bewerten Sie die Kandidaten anhand der folgenden Kriterien:

• Geltungsbereich: Wird die Lohnabrechnung an jedem Standort, an dem Sie Mitarbeiter beschäftigen, intern durchgeführt oder an einen Dienstleister ausgelagert?
• Datensicherheit: Erfüllen sie einen anerkannten Datenschutzstandard und verschlüsseln sie die Gehaltsdaten?
• Service-Levels: Sind Reaktionszeiten und Fristen für die Fehlerbehebung vertraglich festgelegt?
• Preistransparenz: Gibt es eine vollständige Gebührenübersicht, einschließlich Änderungen und Arbeiten zum Jahresende?
• Integrationen: Lässt sich die Plattform mit Ihrem Personal- und Buchhaltungssysteme?
• Referenzen: Können aktuelle Kunden Ihrer Größenordnung und Komplexität für das Unternehmen bürgen?

Ob ein Anbieter Folgendes anbietet: eigene oder im Rahmen von Unteraufträgen erbrachte Versicherungsleistungen… klare Serviceleistungen und eine transparente Preisgestaltung unterscheiden einen Partner von einem reinen Abwickler.

Wie wechseln Sie den Anbieter für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, ohne dass es zu Unterbrechungen kommt?

Wechseln Sie den Lohnabrechnungsanbieter, indem Sie eine reibungslose Umstellung planen: Wählen Sie einen Quartals- oder Jahreswechsel als Stichtag, übertragen Sie die vollständigen Daten seit Jahresbeginn, führen Sie einen parallelen Abrechnungslauf durch, bei dem das alte und das neue System das gleiche Ergebnis liefern, und nehmen Sie dann die Umstellung vor.

Ein Parallelbetrieb ist die Maßnahme, mit der Probleme erkannt werden, bevor die Mitarbeiter sie bemerken.

Eine risikoarme Umstellung erfolgt in fünf Schritten:

1. Wählen Sie den richtigen Zeitpunkt: Nehmen Sie die Änderung zum Quartals- oder Jahresende vor, damit die Steuersummen bei Null beginnen.
2. Daten migrieren: Übertragen Sie die vollständigen Gehalts-, Steuer- und Mitarbeiterdaten seit Jahresbeginn.
3. Konfigurieren: Ordnen Sie Vergütungsbestandteile, Abzüge und Genehmigungen im neuen System zu.
4. Parallelausführung: Führen Sie in beiden Systemen einen Zyklus durch und gleichen Sie die Ergebnisse ab.
5. Umstellung: Neusystem in Betrieb nehmen und anschließend die alten Daten für Prüfungszwecke weiterhin zugänglich halten.

Wenn Sie den Parallellauf überspringen, tritt der erste Fehler in Nettoentgelt der Beschäftigten, denn genau dort können Sie es sich nicht leisten.

Inwiefern unterstützt Wisemonk Sie bei der Lohnabrechnung und der Personalbeschaffung?

Wisemonk ist ein führender „Employer of Record“ (EOR), der globale Unternehmen dabei unterstützt, Mitarbeiter einzustellen, zu vergüten und zu verwalten, ohne eine lokale Niederlassung gründen zu müssen. Wir vereinfachen komplexe Personal- und Gehaltsabrechnungsprozesse, damit Sie sich auf die Strategie konzentrieren können – statt auf Verwaltungsaufgaben.

Wir betreuen weltweit über 300 Kunden und mehr als 2.000 Mitarbeiter, wickeln Lohn- und Gehaltsabrechnungen im Wert von über 20 Mio. US-Dollar ab und verfügen über eine Bewertung von 4,8/5 auf G2, wobei unsere EOR-Preise bei 99 US-Dollar pro Mitarbeiter und Monat beginnen.

So unterstützen wir Unternehmen dabei, die Lohnabrechnung und die Personalbeschaffung effektiver zu gestalten:

• Lohn- und Gehaltsabrechnung: präzise Brutto-Netto-Berechnung, Auszahlungen und Berichterstattung in jedem Abrechnungszeitraum.
• Compliance mit gesetzlichen Vorschriften: Quellensteuerabzüge, Meldungen und die Überwachung der Vorschriften werden für Sie übernommen.
• Employer of Record: Wir treten als rechtlicher Arbeitgeber auf, sodass Sie Mitarbeiter ohne eigene Gesellschaft einstellen können.
• Verwaltung von Sozialleistungen: Anmeldung und Verwaltung von Sozialleistungen für Mitarbeiter.
• Onboarding und Personalbetreuung: Ein engagiertes Team, das Sie von der ersten Einstellung bis hin zur laufenden Betreuung begleitet.

Wir planen unsere Expansion in weitere Märkte, sodass Sie bereits heute einen zuverlässigen Partner für Ihre Geschäftsabläufe und für Ihre künftige, weltweit ausgerichtete Personalbeschaffung an Ihrer Seite haben.