So führen Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung für ein globales Team durch: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Sind Sie noch nicht mit Zahlungen ins Ausland vertraut? Unser Leitfaden zur weltweiten Lohn- und Gehaltsabrechnung erläutert die Funktionsweise des Systems von Anfang bis Ende, und unsere Leitfaden zur Einstellung internationaler Mitarbeiter befasst sich mit der Auswahl des richtigen Modells. In diesem Beitrag liegt der Schwerpunkt auf der eigentlichen Durchführung der Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Die grenzüberschreitende Personalbeschaffung ist der einfache Teil. Sie greifen auf eine globaler Talentpool, Sie unterbreiten ein Angebot, und jemand sagt zu. Dann kommt der Zahltag, und die vorschriftsmäßige Bezahlung dieser Person in ihrem eigenen Land erweist sich als ein ganz anderes Problem. Die Gehaltsabrechnung für ein globales Team bedeutet, dass Mitarbeiter in mehr als einem Land bezahlt werden, wobei die steuerlichen, arbeitsrechtlichen und sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften der jeweiligen Länder einzuhalten sind.

Das Schwierige daran ist nicht die Überweisung der Zahlung. Das Problem ist vielmehr, dass jedes Land, in dem Sie Mitarbeiter beschäftigen, über eigene Steuerbehörden, eigene Steuererklärungsfristen, eigene Pflichtabgaben und eigene Vorschriften zur Einstufung von Arbeitnehmern verfügt – und Sie sind in dem Moment gefährdet, sobald Sie bei einem dieser Punkte einen Fehler machen.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie die globale Lohn- und Gehaltsabrechnung korrekt durchführen, welche Kosten dabei tatsächlich anfallen und welche Annahme die meisten Arbeitgeber, die zum ersten Mal weltweit tätig sind, in die Irre führt. Da wir ein in Indien ansässiger „Employer of Record“ sind, stammen die hier genannten Kostenangaben und Muster aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung, die wir tatsächlich für globale Teams durchführen, und nicht aus der Theorie.

Was bedeutet es, eine globale Lohn- und Gehaltsabrechnung durchzuführen?

Die globale Lohn- und Gehaltsabrechnung ist der Prozess der Auszahlung internationale Mitarbeiter in mehreren Ländern in deren jeweiligen Landeswährung, wobei die Vorschriften der einzelnen Länder hinsichtlich Quellensteuer, Sozialabgaben und Arbeitsrecht eingehalten werden.

Im Gegensatz zur Lohnabrechnung im Inland, bei der Sie sich an ein einziges Regelwerk halten, bedeutet die globale Lohnabrechnung einen separaten, den jeweiligen Vorschriften entsprechenden Prozess für jedes Land, in dem Ihr Team tätig ist. Unternehmen führen dies entweder als zentralisierte Lohn- und Gehaltsabrechnung über einen Anbieter oder einen dezentrale Lohn- und Gehaltsabrechnung Land für Land. So oder so bedeutet ein Team in fünf Ländern faktisch fünf Lohnabrechnungen, jeweils mit eigenen Meldepflichten, Fristen und Strafen.

Warum ist die Bezahlung eines internationalen Teams schwieriger als die der Mitarbeiter im Inland?

Denn Compliance lässt sich nicht einfach auf Ihr Unternehmen übertragen. Jedes Land legt seine eigenen Vorschriften hinsichtlich der Quellensteuer, der Pflichtbeiträge, der Lohnabrechnungen und der Zahlungshäufigkeit fest, Kriterien zur Einstufung von Arbeitnehmern, sowie Einreichungsfristen. Ein Vorgang, der im eigenen Land vollkommen rechtmäßig ist, kann bereits in dem Moment gegen die Vorschriften verstoßen, in dem sich der Mitarbeiter an einem anderen Ort befindet.

Aus diesem Grund ist die Verwaltung eines dezentralisierte Belegschaft ist ebenso sehr ein Compliance-Problem wie ein Internationale Personalwirtschaft Erstens: Es wird noch schwieriger, wenn Sie Mitarbeiter über Landesgrenzen hinweg versetzen, wobei globale Mobilität Diese Vorschriften bedeuten einen zusätzlichen Aufwand bei der Compliance mit Steuer- und Einwanderungsvorschriften.

Hinter all dem verbirgt sich ein noch größeres Risiko. Um jemanden in einem Land einzustellen, benötigen Sie in der Regel eine dort ansässige juristische Person. Wenn Sie einen Festangestellten ohne eine solche juristische Person bezahlen, können Sie ein Betriebsstätte, was Ihr Unternehmen der Körperschaftsteuer und rückwirkenden Strafzahlungen aussetzen kann. Dies ist der Teil, den allgemeine Ratschläge zur Lohnabrechnung oft auslassen.

Welche Möglichkeiten haben Sie, ein internationales Team zu bezahlen?

Ihnen stehen drei realistische Möglichkeiten zur Auswahl, und welche davon die richtige ist, hängt davon ab, wie viele Personen sich in einem Land aufhalten und wie lange Sie dort bleiben möchten. Diese Entscheidung steht im Mittelpunkt jeder globale Expansionsstrategie. Der folgende Vergleich zeigt, wann welches Modell geeignet ist.

Eine eigene juristische Person ist sinnvoll, sobald Sie über ein großes, festes Team in einem Land verfügen; allerdings übernehmen Sie dabei alle Meldepflichten und die gesamte Haftung selbst. Eine Employer of Record verfügt bereits über eine Niederlassung im Land und wird in Ihrem Namen zum rechtlichen Arbeitgeber, sodass Sie Mitarbeiter einstellen können, ohne sich vor Ort niederlassen zu müssen, und das Compliance-Risiko bei diesem Unternehmen liegt.

Menschen einbinden als selbständige Auftragnehmer funktioniert nur, wenn die Person wirklich eigenständig und projektorientiert arbeitet, und Sie müssen dennoch Reichen Sie die entsprechenden Steuerformulare für Auftragnehmer ein. Bitte beachten Sie, dass ein EOR kein PEO oder weltweiter PEO, bei dem zwar eine gemeinsame Beschäftigung vorliegt, Sie jedoch weiterhin eine eigene juristische Person benötigen. Bei Konstellationen, in denen ausschließlich Auftragnehmer zum Einsatz kommen, wird möglicherweise ein Agent of Record oder Contractor of Record die Pflege der Beziehung.

Wie führt man die globale Lohn- und Gehaltsabrechnung Schritt für Schritt durch?

Sobald Sie in jedem Land Ihr Modell ausgewählt haben, verläuft der Vorgang in denselben acht Schritten. Was sich von Land zu Land unterscheidet, sind die Einzelheiten innerhalb der einzelnen Schritte.

1. Schaffung des gesetzlichen Rechts auf Beschäftigung: Registrieren Sie ein Unternehmen, beauftragen Sie einen EOR oder bestätigen Sie ein echtes Auftragsverhältnis im Rahmen eines Rahmenvertrag über Dienstleistungen in jedem Land, bevor Zahlungen erfolgen.
2. Erfassung und Überprüfung der Mitarbeiterdaten: Steuer-ID-Nummern, Bankverbindungen, Arbeitserlaubnisunterlagen sowie die spezifischen Formulare, die jedes Land verlangt, um eine Person als Mitarbeiter im globalen Kontext.
3. Ordnen Sie jeden Mitarbeiter korrekt zu: Ob es sich um einen Arbeitnehmer oder einen Auftragnehmer handelt, ist in den meisten Ländern eine rechtliche Frage und keine Frage der Präferenz. Unsere Leitfaden zur Einstellung und Bezahlung internationaler Auftragnehmer deckt ab, wo die Grenze verläuft, und hier Fehler zu machen, ist der häufigste und kostspieligste Fehler bei der weltweiten Lohn- und Gehaltsabrechnung.
4. Legen Sie einen vorschriftsmäßigen Zahlungsplan und ein Währungskonzept fest: In einigen Ländern sind eine Mindesthäufigkeit der Auszahlungen sowie die Auszahlung in Landeswährung vorgeschrieben; legen Sie daher im Voraus fest, wie Sie die einzelnen Währungen finanzieren werden.
5. Berechnen Sie für jedes Land die Umrechnung von Brutto- auf Nettobeträge: Ziehen Sie die lokale Quellensteuer, die vorgeschriebenen Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträge sowie etwaige lokale Abgaben ab.
6. Bitte stellen Sie den Betrag in der Landeswährung pünktlich bereit und zahlen Sie ihn ein: An dieser Stelle treten Wechselkurskosten unbemerkt in Erscheinung.
7. Bei jeder Behörde einbehalten, einreichen und abführen: Erbringen Sie Steuern und Sozialabgaben und reichen Sie die erforderlichen Erklärungen gemäß dem jeweiligen Kalender des jeweiligen Landes ein.
8. Führen Sie für jedes Land vorschriftsmäßige Aufzeichnungen und verfolgen Sie diese aufgelaufene Lohnsumme: Lohnabrechnungen, Unterlagen und Arbeitszeitnachweise, die so lange aufbewahrt werden, wie es die gesetzlichen Vorschriften des jeweiligen Landes vorschreiben.

Der Haken daran ist, dass diese acht Schritte für jedes Land, in dem Sie tätig sind, parallel ablaufen. Wenn Sie in einem einzigen Land einen Schritt auslassen, entspricht die Gehaltsabrechnung in diesem Land nicht den Vorschriften – ganz gleich, wie einwandfrei die Abläufe in den anderen Ländern auch sein mögen. Diese gleichzeitige, länderspezifische Genauigkeit ist die eigentliche Herausforderung bei der globalen Gehaltsabrechnung, und genau deshalb sind die Kosten und das Betriebsmodell von so großer Bedeutung.

Zur Lohn- und Gehaltsabrechnung gehört auch die Bearbeitung von Anträgen außerhalb des regulären Abrechnungszyklus – unser Leitfaden zu Gehaltsvorschuss erläutert, wie man diese verarbeitet und wiederherstellt.

Was kostet die Abwicklung der weltweiten Gehaltsabrechnung tatsächlich?

Der Listenpreis entspricht selten dem tatsächlichen Preis. Die globale Lohn- und Gehaltsabrechnung umfasst drei Kostenschichten, und bei zwei davon erleben Unternehmen oft Überraschungen.

Erstens: gesetzliche Nebenkosten. Die obligatorischen Arbeitgeberbeiträge kommen zum Bruttogehalt hinzu und variieren je nach Land erheblich. In Indien beispielsweise zahlen Arbeitgeber 12 % des Lohns an die Arbeitnehmer-Vorsorgefonds (begrenzt auf eine Lohnobergrenze von 15.000 ₹) und 3,25 % auf Staatliche Sozialversicherung für Arbeitnehmer für Arbeitnehmer mit einem monatlichen Einkommen von bis zu 21.000 Rupien.

Als grobe Planungsgröße belaufen sich die gesetzlichen Zusatzleistungen für eine Einstellung auf mittlerer Ebene in vielen Märkten auf etwa 15 % bis 20 % des Gehalts; bei Hinzurechnung einer privaten Krankenversicherung fallen die Kosten noch höher aus. Betrachten Sie dies als einen auf Erfahrungswerten basierenden Richtwert und nicht als festen Wert, und erkundigen Sie sich vor der Budgetierung in jedem einzelnen Land.

Zweitens: Servicegebühren. Wenn Sie einen EOR-Anbieter nutzen oder Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung, rechnen Sie mit einer monatlichen Gebühr pro Mitarbeiter. Nach unseren Erfahrungen berechnen auf Indien spezialisierte EOR-Anbieter in der Regel etwa 99 bis 399 US-Dollar pro Mitarbeiter und Monat, während globale Plattformen für dieselbe Einstellung in Indien häufig 499 bis 699 US-Dollar verlangen. Ein Großteil dieses Aufschlags ist auf die Markenbekanntheit zurückzuführen, nicht auf eine bessere Compliance.

Drittens: der Wechselkursaufschlag – der versteckte Aufschlag. Jedes Mal, wenn Sie eine Währung umrechnen, jemanden im Ausland bezahlen, wird auf den Mittelkurs ein Aufschlag aufgeschlagen, der üblicherweise zwischen 2 % und 10 % liegt und je nach Zahlungsart und Zahlungsanbieter.

Nach unseren Erfahrungen aus der Zusammenarbeit mit Unternehmen, die von anderen Anbietern zu Wisemonk gewechselt sind, sind undurchsichtige Devisenaufschläge und unerwartete Gebühren die mit Abstand häufigste Beschwerde. Bei einer großen Gehaltsabrechnung entspricht eine Marge von wenigen Prozent einer beträchtlichen Geldsumme, die niemals als Einzelposten ausgewiesen wird.

Gewährleistet eine globale Lohnabrechnungssoftware die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften?

Nein, und genau diese Annahme bringt Unternehmen in Schwierigkeiten. Lohnbuchhaltungssoftware und Aggregatoren berechnen die Löhne und wickeln die Zahlungen ab, doch die Software ist kein rechtmäßiger Arbeitgeber.

Wenn Sie in einem Land weder über eine eigene juristische Person noch über einen EOR-Anbieter verfügen, verleiht Ihnen die Abwicklung von Zahlungen über ein Tool weder das rechtliche Recht, dort Mitarbeiter zu beschäftigen, noch beseitigt es das Risiko einer Betriebsstätte oder einer falschen Einstufung. Die Software übernimmt die Berechnungen; sie übernimmt jedoch nicht die Compliance und rechtliche Haftung. Um die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten, benötigen Sie in jedem Land einen rechtmäßigen Arbeitgeber, sei es Ihr eigenes eingetragenes Unternehmen oder ein EOR, der in Ihrem Namen handelt.

Wann sollten Sie ein EOR nutzen, anstatt eine eigene Gesellschaft zu gründen?

Nutzen Sie eine EOR, wenn Sie in einem Land über ein kleines oder neues Team verfügen, und gründen Sie eine eigene Gesellschaft, sobald dieses Team groß und dauerhaft genug ist, um den damit verbundenen Aufwand zu rechtfertigen.

Allgemeine Empfehlungen gehen oft von einer Schwelle von 40 bis 50 Mitarbeitern aus. Nach unserer Erfahrung wird die Gewinnschwelle in der Praxis jedoch deutlich früher erreicht, häufig bereits bei etwa 10 bis 15 Mitarbeitern in einem Land, abhängig von den Gehältern und der Anzahl der Bundesländer oder Regionen, in denen Sie tätig sind. Unterhalb dieser Schwelle lässt sich ein EOR-Modell in der Regel schneller einrichten und ist insgesamt kostengünstiger als der Betrieb einer eigenen Gesellschaft und die lokale Lohnabrechnung.

Inwiefern unterstützt Wisemonk Sie bei der Abwicklung der weltweiten Gehaltsabrechnung?

Wir unterstützen globale Unternehmen bei der Personalbeschaffung in Indien durch EOR, verwaltete Lohnabrechnung, das Management von Auftragnehmern und die Einrichtung von GCC-Strukturen. Derzeit planen wir unsere Expansion in zukünftige Märkte, darunter die USA und Großbritannien.

Als Ihr Employer of Record, werden wir zum rechtlichen Arbeitgeber für Ihr Team, sodass Sie die Lohnabrechnung vorschriftsmäßig durchführen können, ohne eine lokale Gesellschaft gründen zu müssen. Wir übernehmen die Brutto-Netto-Berechnung, die gesetzlichen Abgaben, die Steuerabzüge und -erklärungen sowie die Zahlungen in Landeswährung von Anfang bis Ende, sodass die Abläufe in jedem Land korrekt ablaufen, ohne dass Sie selbst acht Schritte pro Markt nachverfolgen müssen.

Der Unterschied, den unsere Kunden am häufigsten hervorheben, ist die transparente Preisgestaltung: keine Einrichtungsgebühren und keine Kautionen. Sie sehen die Gesamtkosten pro Mitarbeiter, bevor Sie sich festlegen – das ist das Gegenteil des Problems mit unerwarteten Gebühren, das viele Teams überhaupt erst dazu veranlasst, den Anbieter zu wechseln.

Was sagen die Kunden von Wisemonk?

Globale Unternehmen nutzen Wisemonk als ihren „Employer of Record“, um Teams aufzubauen und zu vergüten, ohne eigene Gesellschaften gründen zu müssen. Zwei Beispiele in ihren eigenen Worten:

Das Team von Wisemonk spielte eine entscheidende Rolle bei der Besetzung von Stellen mit speziellen B2B-SaaS-Marketing-Kompetenzen. Wir konnten das Team innerhalb von vier Monaten aufbauen und erfahrene Fachkräfte von führenden B2B-SaaS-Marken einstellen, unter anderem in den Bereichen SEO, digitales Marketing, Geschäftsentwicklung, Produktmarketing, Content-Marketing und Markteinführung. Sie sind ein hervorragender Partner, der integrierte Dienstleistungen in den Bereichen EOR und Personalbeschaffung anbietet, und ich würde sie jedem B2B-SaaS-Anbieter empfehlen. – Saurabh Sharma, Chief Marketing Officer bei OneReach

Ich kann Wisemonk wärmstens empfehlen. Das Unternehmen hat uns dabei geholfen, Kontakt zu herausragenden Ingenieuren und Forschern aufzunehmen, die einen wichtigen Beitrag zu unserem Team leisten. Die Zusammenarbeit mit dem Team von Wisemonk verlief reibungslos, der gesamte Prozess war transparent, und das Unternehmen hat maßgeblich dazu beigetragen, dass wir ein starkes Produktteam aufbauen konnten. – Krishna Ramachandran, Mitbegründer von Onform