Compliance mit arbeitsrechtlichen Vorschriften in Indien: Was ausländische Arbeitgeber wissen müssen

Die Compliance mit den Arbeitsrechtsvorschriften in Indien stellt ein zweigleisiges Problem dar, wobei die meisten ausländischen Arbeitgeber nur für einen dieser Aspekte Mittel einplanen. Wir haben für mehr als 300 internationale Kunden das Onboarding neuer Mitarbeiter, die Lohnabrechnung und die Beendigung von Arbeitsverhältnissen in Indien abgewickelt, und das Muster ist immer dasselbe: Die Teams informieren sich über die zentralen Arbeitsgesetze, setzen diese im Großen und Ganzen korrekt um, stoßen dann aber auf eine staatliche Registrierungspflicht, einen staatlichen Berufssteuersatz oder eine Berechnung der Lohnbasis, von der ihnen niemand berichtet hat. Dieser Leitfaden erläutert, was ab Juli 2026 gilt, was sich mit Inkrafttreten der vier Arbeitsgesetze tatsächlich geändert hat und wo die tatsächlichen Kosten liegen.

Was versteht man in Indien unter HR-Compliance, und was umfasst dieser Begriff?

Die Compliance mit den Arbeitsrechtsvorschriften in Indien bedeutet, alle arbeitsrechtlichen Verpflichtungen zu erfüllen, die sich aus dem Bundesrecht, dem Recht der Bundesstaaten und Ihren eigenen Arbeitsverträgen für Ihre in Indien tätigen Mitarbeiter ergeben. Dies umfasst Lohnvorschriften, Sozialversicherungsbeiträge, Steuerabzüge, Urlaubs- und Arbeitszeiten, Arbeitssicherheit, Maßnahmen gegen Belästigung sowie die Führung von Aufzeichnungen, wobei sowohl bundes- als auch landesspezifische Anforderungen gleichzeitig gelten.

Gerade dieser letzte Punkt überrascht viele Menschen. In Indien gibt es kein einheitliches Arbeitsgesetz, wie es ein US-amerikanischer Arbeitgeber als einheitliches bundesweites Regelwerk erwarten würde. Das Bundesrecht legt die Mindeststandards und die Rahmenbedingungen fest; jeder Bundesstaat ergänzt diese dann durch eigene Vorschriften in Bezug auf Registrierung, Urlaub, Feiertage und Steuern. Ein Arbeitgeber mit Mitarbeitern in Bengaluru, Mumbai und Gurugram verwaltet über eine einzige Gehaltsabrechnung drei leicht unterschiedliche Compliance-Profile.

Für ein ausländisches Unternehmen ist es hilfreich, die Verpflichtungen in vier Kategorien einzuteilen, anstatt sich eine Liste von Gesetzen einprägen zu müssen. Diese Einteilung wenden wir beim Onboarding jedes neuen Kunden an.

Zentrale Compliance

Dies sind die Verpflichtungen, die sich aus den vier Arbeitsgesetzen und dem zentralen Steuerrecht ergeben: die Definition des Arbeitsentgelts, Mindestlöhne, Fristen für die Lohnzahlung, Vorsorgefonds, staatliche Sozialversicherung für Arbeitnehmer, Abfindungen, Mutterschaftsgeld, gesetzliche Bonuszahlungen und die Einbehaltung der Lohnsteuer. Sie gelten in jedem Bundesland in gleicher Weise, auch wenn sich die Schwellenwerte, ab denen sie greifen, ändern können. Unsere Leitfaden zur Compliance im Personalwesen geht ausführlich auf die gesamte Liste der zentralen Verpflichtungen ein.

Compliance mit den gesetzlichen Vorschriften der Bundesländer

Registrierung gemäß dem Landesgesetz über Geschäfte und Betriebe, Berufssteuer soweit der jeweilige Bundesland diese erhebt, Ansprüche auf Urlaub und Feiertage auf Landesebene sowie Beiträge zur landesweiten Arbeitswohlfahrtskasse. Diese variieren je nach Bundesland und sind im ersten Jahr die häufigste Ursache für versäumte Einreichungen. Unsere Leitfaden zum indischen Arbeitsrecht behandelt die Wechselwirkungen zwischen der zentralen und der Landesebene.

Einhaltung der Melde- und Überweisungspflichten

Das Geld und die Erträge müssen fristgerecht an die zuständige Behörde überwiesen werden. Dies ist eine monatliche Aufgabe, keine jährliche, und genau hier verwandeln sich Verspätungsgebühren in Zinsen und Schadensersatz. Die Monatlicher Compliance-Kalender sollten Sie während Ihrer ersten paar Abrechnungszyklen offen halten.

Dokumentation und Compliance

Schriftliche Arbeitsverträge, Einstellungsschreiben sowie eine den Vorschriften entsprechende Richtlinie zur Bekämpfung von Belästigung gemäß dem POSH-Gesetz, Urlaubs- und Arbeitszeitregelungen, Gehaltsabrechnungen sowie gesetzlich vorgeschriebene Verzeichnisse. Fehlende Unterlagen sind im Hinblick auf Bußgelder der kostengünstigste Fehler, im Streitfall jedoch der teuerste. Unser Leitfaden zu den verbindliche Personalrichtlinien in Indien legt den Mindestumfang der Unterlagen fest.

Welche Gesetze regeln die Compliance mit den Arbeitsrechtsvorschriften in Indien ab Juli 2026?

Seit Juli 2026 unterliegt die Compliance mit den Arbeitsrechtsvorschriften in Indien vier zentralen Arbeitsgesetzen, die seit dem 21. November 2025 in Kraft sind, sowie dem zentralen Steuerrecht und den jeweiligen „Shops and Establishments Acts“ (Gesetzen über Betriebe und Einrichtungen) der einzelnen Bundesstaaten sowie den dort geltenden Gesetzen zur Gewerbesteuer. Separate Bundesgesetze zu Belästigung am Arbeitsplatz und zum Schutz personenbezogener Daten fallen nicht unter diese Arbeitsgesetze und gelten parallel dazu.

Die vier Gesetzbücher haben eine lange Liste älterer zentraler Gesetze zu einem kleineren Gesetzeskorpus zusammengefasst. Die Zusammenfassung ist zwar eine Tatsache, bedeutet jedoch keine Vereinfachung Ihres Arbeitsaufwands. Die gleichen Beiträge, die gleichen Register und die gleichen monatlichen Termine blieben von der Zusammenführung unberührt; was sich geändert hat, ist die Nummer des Paragraphen, auf den Sie sich beziehen, sowie – im Falle der Lohndefinition – die Art und Weise, wie die Bemessungsgrundlage berechnet wird.

Zwei zentrale Rechtsvorschriften, die man normalerweise in den Kodizes erwarten würde, sind dort nicht enthalten. Die Verpflichtungen hinsichtlich sexueller Belästigung am Arbeitsplatz sind im POSH-Gesetz geregelt, das eigene interne Ausschüsse und Meldepflichten vorsieht, während die personenbezogenen Daten der Mitarbeiter unter das indische Datenschutzrecht fallen. Beide gelten unabhängig von den Kodizes für die in Indien beschäftigten Mitarbeiter ausländischer Arbeitgeber. Unser Leitfaden zu Wie ein globaler EOR die Verpflichtungen im Rahmen des POSH sowie in Bezug auf Geschäfte und Betriebe erfüllt behandelt die praktische Einrichtung.

Wenn Sie detaillierte Informationen auf Abschnittsebene zu den einzelnen Codes wünschen, finden Sie in unserem speziellen Leitfaden unter Indiens vier Arbeitsgesetze und die Glossareintrag zu den Arbeitsgesetzen gehen weiter ins Detail als diese Seite.

Was hat sich unter den vier Arbeitsgesetzbüchern tatsächlich geändert?

Drei Dinge haben sich wesentlich geändert: Die Kodizes traten am 21. November 2025 in Kraft; die Durchführungsbestimmungen zum Lohnkodex (Zentral) wurden am 8. Mai 2026 bekannt gegeben; und die gesetzliche Definition des Lohns wurde so umformuliert, dass überhöhte Zulagen wieder in die Lohnbasis einbezogen werden. Die landesspezifischen Vorschriften sowie die zentralen Vorschriften für die übrigen drei Kodizes befinden sich im Juli 2026 noch in der Endphase der Ausarbeitung.

Was nun feststeht

Die Verordnungen selbst sind geltendes Recht. Die am 8. Mai 2026 bekannt gegebene Verordnung zu den Lohnvorschriften (Zentral) von 2026 enthält die konkreten Durchführungsbestimmungen für die Compliance mit den Lohnvorschriften auf zentraler Ebene. Diese Bekanntmachung ersetzt den früheren Entwurf der Verordnung, auf den sich viele Leitfäden noch immer beziehen.

Was sich noch bewegt

Die zentralen Vorschriften für die übrigen drei Gesetzbücher sowie die einzelstaatlichen Vorschriften für alle vier befinden sich im Juli 2026 in unterschiedlichen Entwicklungsstadien. Da die Arbeitsgesetzgebung in die Zuständigkeit der Bundesstaaten fällt, wird die konkrete Ausgestaltung von Registrierung, Zulassung, Urlaub und Inspektion in Karnataka nicht mit der in Maharashtra identisch sein, selbst wenn alle Bundesstaaten ihre Vorschriften veröffentlicht haben. Rechnen Sie damit, dass sich die Regelungen der beiden Bundesstaaten unterscheiden, und erkundigen Sie sich nach der Situation in dem Bundesstaat, in dem Sie Personal einstellen, anstatt von einer landesweit einheitlichen Regelung auszugehen.

Was sich nicht geändert hat – und das kostet Geld

Die Landesgesetze über Geschäfte und Betriebe waren nicht die im Arbeitsschutzgesetz (OSH Code) enthalten sind. Sie bleiben weiterhin gültig und müssen in Verbindung mit den Gesetzen gelesen werden. Einige Bundesstaaten haben Maßnahmen ergriffen, um Doppelungen zu vermeiden, beispielsweise durch den Verzicht auf eine zweite Registrierung, wenn ein Betrieb bereits unter den OSH-Code fällt, und mindestens ein Bundesstaat ersetzt sein „Shop Act“ vollständig; dennoch gilt ab Juli 2026 grundsätzlich, dass Ihr Arbeitsplatz in Indien weiterhin eine Registrierung auf Bundesstaatsebene benötigt.

Wir weisen bei jedem Onboarding-Gespräch ausdrücklich darauf hin, da Seiten, die den Eindruck vermitteln, „vier Codes hätten alles ersetzt“, den Compliance-Aufwand stillschweigend um eine ganze Ebene unterschätzen. Die Glossareintrag zum Gesetz über Geschäfte und Betriebe erläutert, was die Registrierung für einen Arbeitgeber, der zum ersten Mal Mitarbeiter beschäftigt, konkret beinhaltet.

Was sieht die 50-Prozent-Lohnregel des Lohnkodexes konkret vor?

Sie sind nicht verpflichtet, das Grundgehalt auf 50 Prozent des Gesamtentgelts festzulegen. Abschnitt 2(y) des Lohngesetzes ist eine Fiktionsregelung: Die von den „Löhnen“ ausgenommenen Bestandteile werden nur bis zur Hälfte der Gesamtvergütung ausgeschlossen, und jeder über diese Hälfte hinausgehende Betrag gilt als Vergütung und wird für gesetzliche Berechnungen wieder in die Lohnbasis einbezogen.

Dies ist die am häufigsten falsch dargestellte Vorschrift im indischen Arbeitsrecht, und es lohnt sich, hier genau zu sein, denn die korrekte Auslegung hat Auswirkungen darauf, wie Sie damit umgehen.

So funktioniert die Fiktionsregelung

Unter „Lohn“ im Sinne von § 2 Buchstabe y sind das Grundgehalt, die Teuerungszulage und die Bindungszulage zu verstehen. Der Paragraf schließt anschließend eine Reihe von Bestandteilen aus: Mietzulage, Fahrtkostenzulage, Überstundenvergütung, Provisionen, gesetzliche Bonuszahlungen, den Arbeitgeberbeitrag zur Vorsorgekasse sowie einige weitere. Entscheidend ist der Ort der Arbeitsausübung. Diese Ausschlüsse gelten nur bis zur Hälfte der Gesamtvergütung. Alles, was über diese Hälfte hinausgeht, gilt nicht mehr als ausgeschlossene Zulage und wird als Lohn behandelt.

Um es klar zu sagen: Wenn Ihre Zulagen mehr als die Hälfte Ihres Entgelts ausmachen, wird der übersteigende Betrag wieder in die Entgeltgrundlage einbezogen, und die Beiträge zur Vorsorgekasse, die Abfindung sowie der gesetzliche Bonus werden dann auf der Grundlage eines höheren Betrags berechnet, als die Grundlohnzeile auf Ihrer Gehaltsabrechnung vermuten lässt.

Warum es sich hierbei um eine Kostenfrage handelt und nicht um einen Verstoß gegen Compliance

Ein Arbeitgeber, der das Grundgehalt auf 40 Prozent der Gesamtvergütung festlegt, begeht damit keinen Verstoß. Der Abschnitt enthält keinen Hinweis darauf, dass diese Struktur rechtswidrig ist. Die Folge ergibt sich aus einer einfachen Berechnung: Die gesetzliche Bemessungsgrundlage wird so neu berechnet, als ob die Aufteilung 50:50 betragen hätte, und die Beitrags- und Aufwandskosten steigen entsprechend an.

Diese Unterscheidung ist aus wirtschaftlicher Sicht von Bedeutung. Wenn man die Frage als „Verstöße ich gegen das Gesetz?“ formuliert, löst dies eine panikartige Umstrukturierung der Gehälter aus. Formuliert man sie hingegen korrekt als „Was kostet diese Einstellung tatsächlich?“, wird sie zu einer Position in Ihrem Budgetmodell. Unser Rechner für Personalkosten berechnet die Gesamtkosten einer Anmietung in Indien sowie die Gehaltsrechner für Indien zeigt, wie ein bestimmtes CTC teilt sich in Nettolohn und Arbeitgeberbeiträge auf.

Was zählt für die Hälfte und was nicht

In den am 16. März 2026 veröffentlichten FAQ des Ministeriums werden mehrere Fragen zur Bemessungsgrundlage geklärt. Überstunden sowie die Beiträge des Arbeitgebers zur Vorsorgekasse und zur Altersversorgung werden bei der Berechnung berücksichtigt. Abfindungen, ESI-Beiträge und Altersversorgungsleistungen werden nicht berücksichtigt. Sachbezüge werden ebenfalls berücksichtigt, wobei die Obergrenze bei 15 Prozent des Gesamtlohns liegt.

Praktische Konsequenz für einen ausländischen Arbeitgeber: Von einem lokalen Berater übernommene, zulagenlastige Gehaltsstrukturen senken die gesetzlichen Kosten nicht mehr in dem Maße wie früher. Ermitteln Sie zunächst den Gesamtbetrag und entwerfen Sie dann die Struktur. Unsere Leitfäden zu Gehaltsstruktur in Indien und die Die tatsächlichen Arbeitskosten in Indien Machen Sie sich mit den Funktionsweisen vertraut und lesen Sie unseren Leitfaden zu Die 50-Prozent-Regelung des Lohn- und Gehaltsgesetzes für ausländische Unternehmen behandelt dasselbe Thema unter dem Gesichtspunkt der Strukturierung.

Welche gesetzlichen Beitragspflichten hat ein Arbeitgeber in Indien?

Ein Arbeitgeber in Indien leistet Beiträge zum Vorsorgefonds und – für geringverdienende Arbeitnehmer – zur staatlichen Sozialversicherung; er bildet Rückstellungen für Abfindungen; zahlt berechtigten Arbeitnehmern den gesetzlich vorgeschriebenen Bonus aus; zieht die Berufssteuer ab, sofern diese vom jeweiligen Bundesland erhoben wird; und behält die Lohnsteuer an der Quelle ein. Die Sätze und Obergrenzen werden zentral festgelegt, mit Ausnahme der Berufssteuer, deren Höhe von den einzelnen Bundesländern festgelegt wird.

Vorsorgefonds (EPF)

Die Arbeitnehmer-Vorsorgefonds ist Indiens obligatorisches Altersvorsorgesystem und entspricht am ehesten einem 401(k)-Modell. Der Arbeitnehmer zahlt 12 Prozent ein, der Arbeitgeber ebenfalls 12 Prozent. Die Lohnobergrenze für den gesetzlichen Beitrag liegt bei etwa 260 US-Dollar (25.000 Rupien pro Monat) und wurde mit Wirkung zum 17. September 2026 von 15.000 Rupien angehoben; damit ist der maximale Arbeitnehmerbeitrag auf etwa 31 US-Dollar (3.000 Rupien pro Monat) begrenzt.

Die 12-prozentige Arbeitgeberbeteiligung verteilt sich wie folgt: 8,33 Prozent fließen in die Betriebsrentenplan sowie 3,67 Prozent in die Vorsorgekasse, wobei der Rentenanteil bei einer Obergrenze von 25.000 Rupien auf etwa 22 US-Dollar (2.083 Rupien pro Monat) begrenzt ist.

Die Pflichtmitgliedschaft im Vorsorgefonds gilt für Betriebe mit 20 oder mehr Mitarbeiter. Ein Punkt, den Sie bei Ihrer Planung berücksichtigen sollten: Sobald ein Betrieb unter die Regelung fällt, bleibt die Regelung auch dann bestehen, wenn die Mitarbeiterzahl später unter 20 sinkt. Das Überschreiten der Schwelle ist ein unumkehrbarer Schritt.

Die Obergrenze wurde durch die Bekanntmachung S.O. 5109(E) mit Wirkung zum 17. September 2026 von 15.000 auf 25.000 Rupien angehoben. Beiträge für Lohnzeiträume bis zum 16. September 2026 werden weiterhin auf der Grundlage von 15.000 Rupien berechnet. Die EPFO hatte bis September 2026 noch kein Rundschreiben zur Umsetzung des unterjährigen Übergangs veröffentlicht.

Staatliche Sozialversicherung für Arbeitnehmer (ESI)

ESI ist ein beitragspflichtiges Kranken- und Geldleistungssystem für geringverdienende Arbeitnehmer. Der Arbeitnehmer zahlt 0,75 Prozent und der Arbeitgeber 3,25 Prozent; diese Sätze sind seit dem 1. Juli 2019 unverändert. Es gilt für Monatslöhne bis zu etwa 247 US-Dollar (21.000 Rupien) bzw. etwa 294 US-Dollar (25.000 Rupien) für Menschen mit Behinderung.

Die ESI gilt für Betriebe mit 10 oder mehr Beschäftigten, in einigen Bundesstaaten und Unionsterritorien mit 20 oder mehr; dies ist daher ein weiterer Punkt, der von Bundesstaat zu Bundesstaat zu klären ist. Liegt der durchschnittliche Tageslohn eines Arbeitnehmers bei bis zu etwa 2 $ (176 Rs), entfällt der Arbeitnehmeranteil, der Arbeitgeber leistet jedoch weiterhin Beiträge. Das System umfasst sechs Leistungsarten: medizinische Versorgung, Krankheit, Mutterschaft, Erwerbsunfähigkeit, Unterhalt für Angehörige und Bestattungskosten.

Eine Anpassung der Obergrenze im Bereich von 25.000 bis 30.000 Rupien wurde erörtert, ist jedoch bis Juli 2026 noch nicht offiziell bekannt gegeben worden. Unser Vergleich von ESI im Vergleich zur Gruppen-Krankenversicherung erläutert, wie die meisten ausländischen Arbeitgeber mit Sozialleistungen umgehen, die über die ESI-Grenze hinausgehen.

Trinkgeld

Trinkgeld handelt es sich um eine gesetzlich vorgeschriebene Abfindung bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Gemäß § 53 des Sozialversicherungsgesetzes beträgt diese 15 Tageslöhne für jedes vollendete Dienstjahr, wobei ein Teiljahr von mehr als sechs Monaten als volles Jahr zählt; die Zahlung erfolgt nach fünf Jahren ununterbrochener Dienstzeit. Die Fünfjahresfrist entfällt im Todesfall, bei Erwerbsunfähigkeit sowie bei Ablauf eines befristeten Arbeitsvertrags; das Ministerium hat klargestellt, dass befristet Beschäftigte bereits nach einem Jahr anspruchsberechtigt sind.

Es gibt zwei Punkte, die unseren Mandanten regelmäßig näher erläutert werden müssen. Erstens sieht das Gesetz vor, dass nicht Festlegung eines Höchstbetrags für die Abfindung: In § 53 heißt es: „der von der Zentralregierung bekannt gegebene Betrag“, und der häufig genannte Betrag von etwa 23.530 $ (20 Lakh Rupien) stellte die Obergrenze gemäß dem inzwischen außer Kraft getretenen Abfindungsgesetz von 1972 dar. Zweitens gilt das Gesetz prospektiv ab dem 21. November 2025, wobei die vor Inkrafttreten des Gesetzes geleistete Dienstzeit dem Gesetz von 1972 unterliegt. Bei Leiharbeit liegt die Haftung beim Leiharbeitsunternehmen und nicht beim Hauptarbeitgeber. Nutzen Sie unser Trinkgeldrechner zur Modellierung der Abgrenzung sowie unsere Rechner für Abfindungen für die höheren Ausstiegskosten.

Gesetzlich vorgeschriebene Prämie

Gesetzlich vorgeschriebene Prämie Gemäß § 26 des Lohngesetzes beträgt der Anteil mindestens 8,33 Prozent und höchstens 20 Prozent des im Geschäftsjahr erzielten Lohns, wobei der Mindestbetrag auch dann zu zahlen ist, wenn kein zurechenbarer Überschuss vorliegt. Anspruchsvoraussetzung ist eine Beschäftigungsdauer von 30 Tagen im Jahr.

Die bekannten Rupien-Grenzwerte – etwa 247 US-Dollar (21.000 Rupien) pro Monat für die Anspruchsberechtigung und etwa 82 US-Dollar (7.000 Rupien) für die Berechnungsgrundlage – sind nicht im Gesetzbuch verankert. § 26 überlässt dies der Bekanntmachung, und beide Zahlen wurden aus dem Gesetz über die Auszahlung von Bonuszahlungen von 1965 übernommen; daher sind sie eher der Bekanntmachung als dem Gesetzbuch zuzuordnen. Die Bonuszahlung muss innerhalb von acht Monaten nach Abschluss des Geschäftsjahres erfolgen; diese Frist kann verlängert werden, darf jedoch zwei Jahre nicht überschreiten, und § 39 schreibt vor, dass der Betrag dem Bankkonto des Arbeitnehmers gutgeschrieben werden muss. Unser Leitfaden zu gesetzlich vorgeschriebene Prämie in Indien behandelt die Berechnung.

Berufssteuer

Die Gewerbesteuer wird von den Bundesstaaten und nicht von der Zentralregierung erhoben, und die verfassungsmäßige Obergrenze gemäß Artikel 276 beträgt etwa 29 US-Dollar (2.500 Rupien) pro Jahr und Person. Delhi und Haryana erheben diese Steuer nicht, ebenso wenig wie Punjab, Rajasthan, Uttar Pradesh, Uttarakhand, Goa, Himachal Pradesh, Jammu und Kaschmir, Chandigarh, die Andamanen und Nikobaren, Lakshadweep, Dadra und Nagar Haveli sowie Daman und Diu. Etwa 21 Bundesstaaten und Unionsterritorien erheben diese Steuer. Nur Delhi und Haryana als ausgenommen zu nennen, wie es viele Ratgeber tun, ist wesentlich unvollständig.

Lohnsteuerabzug

Arbeitgeber ziehen die Quellensteuer vom Gehalt ab und führen sie monatlich ab. Gemäß dem Einkommensteuergesetz von 2025, das am 1. April 2026 in Kraft tritt, ist die Quellensteuer auf Gehälter in § 392 geregelt und ersetzt damit den bisherigen Verweis auf § 192. Siehe den Glossareintrag zur Quellensteuer sowie unseren Leitfaden zu Compliance mit den Lohn- und Gehaltsvorschriften in Indien wie der Zyklus aus Abzug, Einzahlung und Rückerstattung in der Praxis abläuft.

Welche Compliance-Vorschriften gelten in den einzelnen Phasen des Mitarbeiterlebenszyklus?

Compliance-Verpflichtungen bestehen in drei Phasen: vor Arbeitsantritt des Mitarbeiters, während des gesamten Beschäftigungsverhältnisses und beim Ausscheiden. Das Onboarding ist mit Dokumentations- und Meldepflichten verbunden, das Beschäftigungsverhältnis mit monatlichen Beiträgen sowie Urlaubs- und Arbeitszeitregelungen, und das Ausscheiden mit Kündigungs-, Abrechnungs- und Abfindungsverpflichtungen. Jede Phase birgt ihre eigenen Risiken.

Einstellung und Onboarding

Sie benötigen einen schriftlichen Arbeitsvertrag, der den indischen Anforderungen entspricht, ein Einstellungsschreiben, die gesetzlich vorgeschriebenen Anmeldungen für den neuen Mitarbeiter sowie eine Hintergrundüberprüfung, die gemäß den indischen Datenschutzbestimmungen durchgeführt wird. Wenn der Vertrag bereits in dieser Phase korrekt gestaltet wird, lassen sich die meisten Streitigkeiten vermeiden, die bei einem Ausscheiden auftreten. Unsere ausführlichen Leitfäden behandeln Arbeitsverträge in Indien, das Gesetzliche Vorschriften für die Einstellung von Mitarbeitern in Indien, das Checkliste für das Onboarding in Indien und Hintergrundüberprüfungen in Indien.

Wenn Sie Personen als Auftragnehmer statt als Arbeitnehmer beschäftigen, ist die Einstufung die wichtigste Frage im Hinblick auf die Compliance, da hier der Inhalt Vorrang vor der Form hat und die Haftung bei einer Neueinstufung rückwirkend gilt. Beginnen Sie mit Risiko einer falschen Einstufung von Auftragnehmern in Indien und Strafen wegen falscher Einstufung.

Während des Beschäftigungsverhältnisses

So sieht der monatliche Arbeitsablauf aus: Löhne pünktlich auszahlen, Abzüge vornehmen und Einzahlungen vornehmen, Steuererklärungen einreichen, Aufzeichnungen führen und die für den jeweiligen Bundesland geltenden Vorschriften zu Urlaub und Arbeitszeiten anwenden. Hinzu kommen die Verpflichtungen im Zusammenhang mit Mutterschaftsgeld, Überstundenregelungen und die Verpflichtung zur Einrichtung eines POSH-Ausschusses. Unsere Leitfäden zu Mutterschaftsurlaub in Indien, Regelungen zur Überstundenvergütung in Indien und Urlaubsrecht und Feiertage Behandeln Sie jeden Punkt der Reihe nach.

Speziell im Hinblick auf den Mutterschaftsurlaub sieht das Sozialversicherungsgesetz 26 Wochen Urlaub vor, sofern die Arbeitnehmerin weniger als zwei lebende Kinder hat; davon können maximal acht Wochen vor der Entbindung und 12 Wochen danach in Anspruch genommen werden. Voraussetzung für den Anspruch sind 80 Arbeitstage in den vorangegangenen 12 Monaten. Eine Kündigung während des Mutterschaftsurlaubs ist untersagt, auch wenn die Kündigungsfrist während dieser Zeit ablaufen würde. Betriebe mit 50 oder mehr Beschäftigten müssen eine Kinderkrippe zur Verfügung stellen, wobei vier Besuche pro Tag zulässig sind. Sofern der Arbeitgeber keine kostenlose vor- und nachgeburtliche Betreuung bereitstellt, ist eine medizinische Zulage in Höhe von etwa 41 $ (3.500 Rs) oder mehr, wie bekannt gegeben, zu zahlen; bitte beachten Sie, dass es sich hierbei um einen Mindestbetrag und nicht um eine Obergrenze handelt.

Beenden

Kündigungsmitteilung, Endabrechnung, gegebenenfalls anfallende Abfindungen, Abfindung für nicht genommenen Urlaub sowie gesetzlich vorgeschriebene Abmeldungen. Die Kündigung ist in Indien stärker verfahrensrechtlich geprägt als in den USA, und es sind eher die Verfahren, bei denen Arbeitgeber Fehler begehen, als die Entscheidung selbst. Wir behandeln die praktischen Abläufe in Wie man Remote-Mitarbeiter in Indien kündigt oder entlässt, Regelungen zur vollständigen und endgültigen Abwicklung und Welche Kündigungsfristen gelten in Indien tatsächlich?. Zu Arbeitsverhältnissen mit Auftragnehmern, bei denen die Kündigung rein vertraglicher Natur ist, da kein Gesetz eine Mindestkündigungsfrist vorschreibt, siehe Wie man in Indien das Arbeitsverhältnis mit einem freiberuflichen Auftragnehmer beendet.

Inwiefern unterscheiden sich die Vorschriften zur Compliance mit den Arbeitsrechtsvorschriften in den einzelnen Bundesstaaten Indiens?

In erheblichem Maße und in einer Weise, die sich sowohl auf die Kosten als auch auf den Verwaltungsaufwand auswirkt. Jeder Bundesstaat legt seine eigenen Vorschriften zum „Shops and Establishments Act“, die Steuersätze für Gewerbesteuer, die Ansprüche auf Urlaub und Feiertage sowie die Regeln für den Arbeitswohlfahrtsfonds fest. Auch die Schwelle für die Meldepflicht bei der ESI (Employee State Insurance) unterscheidet sich in einigen Bundesstaaten und Unionsterritorien. Ein Team, das in mehreren Bundesstaaten Indiens tätig ist, umfasst mehrere Compliance-Profile, die über eine einzige Lohnabrechnung abgewickelt werden.

Da Urlaubsregelungen die erste Änderung sind, die Arbeitgeber vornehmen, stellen wir Leitfäden auf Landesebene zur Verfügung. Beginnen Sie mit den Leitfäden, die Ihren Einstellungsstandorten entsprechen: Karnataka, Maharashtra, Tamil Nadu, Telangana, Haryana und Uttar Pradesh. Falls Ihr Team über mehrere Bundesstaaten verteilt ist, finden Sie unseren Hinweis zu Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Steuerabrechnung in mehreren Bundesstaaten für dezentrale Teams in Indien erläutert, wie Sie das Programm im Rahmen einer einzigen Lohnabrechnung ausführen können, ohne dass eine staatliche Meldung ausbleibt.

Wie sieht eine Checkliste zur Compliance mit den Personalvorschriften in Indien aus?

Eine praxisorientierte Checkliste zur Compliance mit den Arbeitsrechtsvorschriften in Indien umfasst drei Bereiche: monatliche Überweisungen und Meldungen, jährliche Verpflichtungen wie die gesetzlich vorgeschriebene Bonuszahlung und den steuerlichen Jahresabschluss sowie einmalige oder ereignisbezogene Posten wie die Registrierung auf Bundesstaatenebene, durch Schwellenwerte ausgelöste Anmeldungen und Abfindungen bei Ausscheiden. Im monatlichen Bereich treten die meisten Fehler auf, da sich dieser wiederholt.

Je nach Schwellenwert ändern sich die für Sie geltenden Bestimmungen, sodass die Checkliste nicht statisch ist. Mit zunehmender Mitarbeiterzahl entstehen neue Verpflichtungen, weshalb wir separate Leitfäden zu folgenden Themen bereitstellen: Compliance von Mietzeitraum 1 bis Mietzeitraum 10 und Was tritt in Kraft, sobald die Zahl der Mitarbeiter 10 übersteigt?. Teams in der Anfangsphase sollten außerdem unseren Checkliste zur Compliance bei der Personalbeschaffung für Start-ups in Indien, und jeder, der sich mit dem Werkzeugbau befasst, sollte sich Folgendes ansehen: Tools zur Compliance für Personalvorschriften für Indien.

Welche Sanktionen drohen bei Verstößen gegen die Compliance-Vorschriften in Indien?

Die Sanktionen sind im Lohngesetz, im Sozialversicherungsgesetz und im Arbeitsschutzgesetz geregelt, wobei für Verstöße gegen die Vorschriften zur Vorsorgekasse gesonderte Schadensersatzzahlungen und Zinsen vorgesehen sind. Bei einem erstmaligen Verstoß wird in der Regel eine Geldstrafe statt einer Freiheitsstrafe verhängt, und das Lohngesetz schreibt vor, dass der Inspektor vor der strafrechtlichen Verfolgung eines erstmaligen Verstoßes eine schriftliche Aufforderung erteilen und dem Betroffenen Gelegenheit zur Nachholung geben muss.

Wir gehen hier bewusst vorsichtig vor, da die meisten veröffentlichten Strafmaßtabellen für Indien – einschließlich älterer Versionen dieser Seite – das Risiko systematisch überbewerten. Der häufig auftretende Fehler besteht darin, einen Rückblickzeitraum von fünf Jahren bei Wiederholungstaten als fünfjährige Freiheitsstrafe zu interpretieren und die Zahlen für Wiederholungstaten so anzugeben, als handele es sich um Zahlen für Ersttaten. Nachstehend finden Sie die Zahlen, wie sie in den jeweiligen Paragraphen tatsächlich formuliert sind.

Gemäß dem Lohngesetz (§ 54)

Die Zahlung eines geringeren Betrags als des fälligen an einen Arbeitnehmer wird mit einer Geldstrafe von bis zu etwa 588 US-Dollar (50.000 Rupien) geahndet. Ein Wiederholungsfall desselben Verstoßes innerhalb von fünf Jahren wird mit einer Freiheitsstrafe von bis zu drei Monaten und/oder einer Geldstrafe von bis zu etwa 1.176 $ (1.00.000 Rs) geahndet. Jeder sonstige Verstoß gegen das Gesetz wird mit einer Geldstrafe von bis zu etwa 235 $ (20.000 Rs) geahndet, die bei Wiederholung auf etwa 471 $ (40.000 Rs) ansteigt. Das Versäumnis, Aufzeichnungen zu führen, wird mit einer Geldstrafe von bis zu etwa 118 $ (10.000 Rs) geahndet.

Die Vorsichtsmaßnahme, die in den meisten Anleitungen nicht erwähnt wird

Bevor ein erstmaliger Verstoß gegen das Lohngesetz strafrechtlich verfolgt wird, muss der Inspektor und Vermittler dem Arbeitgeber eine schriftliche Mitteilung zukommen lassen und ihm die Möglichkeit zur Nachbesserung einräumen. Dies stellt einen echten und nützlichen Schutz für einen ausländischen Arbeitgeber dar, der in gutem Glauben handelt: Ein bei einer Inspektion festgestellter ehrlicher Fehler führt zunächst zu einer Aufforderung zur Korrektur und nicht zu einer Strafverfolgung. Dies ist auch ein Grund, auf Mitteilungen unverzüglich zu reagieren, anstatt sie durch eine langwierige Eskalationskette weiterzuleiten.

Gemäß dem Sozialversicherungsgesetz (§ 133)

Der schwerwiegende Verstoß besteht darin, den Arbeitnehmerbeitrag einzubehalten und nicht abzuführen: Freiheitsstrafe von einem bis zu drei Jahren und eine Geldstrafe in Höhe von etwa 1.176 US-Dollar (100.000 Rupien). Bei sonstigen Zahlungsversäumnissen drohen zwei bis sechs Monate sowie eine Geldstrafe in Höhe von etwa 588 US-Dollar (50.000 Rupien). Die Nichtzahlung der Abfindung wird mit bis zu einem Jahr und/oder etwa 588 US-Dollar (50.000 Rupien) geahndet, und die Nichteinhaltung der Verpflichtungen hinsichtlich des Mutterschaftsgeldes wird mit bis zu sechs Monaten und/oder etwa 588 US-Dollar (50.000 Rupien) geahndet. Ein Wiederholungsdelikt wird mit zwei bis drei Jahren und einer Geldstrafe von etwa 3.529 US-Dollar (300.000 Rupien) geahndet.

Beachten Sie die Asymmetrie, die in diesem Abschnitt zum Ausdruck kommt. Das Einbehalten von Geldern, die Sie bereits vom Lohn eines Arbeitnehmers abgezogen haben, wird weitaus strenger geahndet als ein verspäteter Arbeitgeberbeitrag. Dies ist der Fehlerfall, auf den Sie bei der Gestaltung Ihrer Lohnabrechnungskontrollen besonders achten sollten.

Schadensersatz und Zinsen aus der Vorsorgekasse

Bei verspäteter Einzahlung in den Vorsorgefonds wird gemäß den im Amtsblatt vom 14. Juni 2024 veröffentlichten und am 15. Juni 2024 in Kraft getretenen Bekanntmachungen zur Änderung von Absatz 32A ein pauschaler Schadensersatz in Höhe von 1 Prozent der ausstehenden Beträge pro Monat, was 12 Prozent pro Jahr entspricht, fällig. Die bisherige gestaffelte Skala von 5, 10, 15 und 25 Prozent ist außer Kraft getreten und darf nicht mehr herangezogen werden. Die Zinsen betragen 12 Prozent pro Jahr (einfach verzinst) und laufen vom Fälligkeitsdatum bis zum Datum der Zahlung.

Gemäß dem Arbeitsschutzgesetz (§ 94)

Sofern für einen Verstoß keine spezifische Sanktion vorgesehen ist, sieht das Arbeitsschutzgesetz eine Geldbuße in Höhe von etwa 2.353 bis etwa 3.529 US-Dollar (200.000 bis 300.000 Rupien) vor, zuzüglich etwa 24 US-Dollar (2.000 Rupien) pro Tag bei einem fortdauernden Verstoß. Die Behinderung eines Inspektors gemäß § 95 wird mit einer Freiheitsstrafe von bis zu drei Monaten und/oder einer Geldstrafe von etwa 1.176 US-Dollar (100.000 Rupien) geahndet.

Eine Korrektur, die ausdrücklich erwähnt werden sollte, da sie weit verbreitet ist: Der Betrag von 1.00.000 Rupien bezieht sich auf die Behinderung eines Inspektors, nicht auf die Unterlassung der Ausstellung eines Ernennungsschreibens oder die Nichtführung eines Registers. Die Bußgelder für Verstöße gegen das Lohngesetz belaufen sich auf etwa 118 US-Dollar (10.000 Rupien).

Wie kann ein ausländisches Unternehmen in Indien die gesetzlichen Vorschriften einhalten, ohne über eine lokale Niederlassung zu verfügen?

Es gibt zwei Möglichkeiten. Sie gründen eine indische Tochtergesellschaft und kümmern sich selbst um die Compliance – dies gewährt Ihnen zwar die volle Kontrolle, ist jedoch mit zusätzlichem Aufwand für Registrierung, Berichterstattung und Unternehmensführung verbunden. Oder Sie stellen Mitarbeiter über eine Employer of Record, wodurch Ihre Mitarbeiter bei einem den Vorschriften entsprechenden indischen Arbeitgeber angestellt sind, während Sie die Arbeit im Tagesgeschäft leiten.

Der Weg über eine eigene Gesellschaft ist dann sinnvoll, wenn Ihre Mitarbeiterzahl in Indien und Ihre Indien-Strategie eine dauerhafte Präsenz rechtfertigen. Sie benötigen eine Unternehmensregistrierung, gesetzliche Anmeldungen in jedem Bundesstaat, in dem Sie einen Arbeitsort unterhalten, eine Lohnbuchhaltung, die monatliche Meldungen einreicht, sowie einen Vorstand und eine Revisionsstelle, die in keinerlei Verbindung zur Personalabteilung stehen. Unser Leitfaden zu Gründung eines Unternehmens in Indien und unser Vergleich zwischen EOR und Entität Erläutern Sie den Kompromiss und die EOR-Rechner im Vergleich zum Entity-Rechner belegt dies mit Zahlen.

Beim EOR-Modell entfällt die Anforderung einer eigenen juristischen Person vollständig. Der EOR ist der rechtlich zuständige Employer of Record in Indien, ist für die Registrierungen zuständig, wickelt die Lohnabrechnung ab, reicht die Steuererklärungen ein und erfüllt die gesetzlichen Compliance-Verpflichtungen. Sie behalten das Arbeitsverhältnis, die Arbeitsanweisungen und die tägliche Leitung. Es handelt sich um ein in Indien etabliertes Modell, und wir gehen direkt auf die Frage der Rechtmäßigkeit ein in Ist EOR in Indien rechtmäßig?.

Egal, welche Route Sie wählen, achten Sie darauf, Risiko einer Betriebsstätte. Ein ausländisches Unternehmen, dessen Mitarbeiter in Indien Verträge abschließen oder eine feste Geschäftsstelle unterhalten, kann eine steuerpflichtige Präsenz begründen, und diese Steuerpflicht ist unabhängig von der Compliance Ihrer Personalvorschriften. Unser Leitfaden zu Risiko einer Betriebsstätte in Indien und die Risiko-Quiz zum Thema Sportunterricht sind der schnellste Weg, um zu erfahren, wo Sie stehen.

Wie gewährleistet Wisemonk die Compliance mit den Arbeitsrechtsvorschriften in Indien?

Wisemonk ist ein In Indien ansässiger „Employer of Record“. Wir unterstützen globale Unternehmen dabei, Mitarbeiter in Indien einzustellen, zu bezahlen und zu verwalten, ohne dass sie eine lokale Niederlassung gründen müssen, und die mit jedem Abrechnungszyklus verbundenen Compliance-Aufgaben liegen in unserer Verantwortung – nicht in Ihrer.

Dies umfasst den gesamten Umfang, der in diesem Artikel beschrieben wird: die Registrierung von Geschäften und Betrieben auf Landesebene, die Anmeldung bei der Vorsorgekasse und der ESI sowie die entsprechenden Zahlungen, die Gewerbesteuer in den Bundesstaaten, in denen diese erhoben wird, die Ansammlung von Abfindungen, gesetzliche Bonuszahlungen, die Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer, gesetzlich vorgeschriebene Register, die POSH-Richtlinie und die Einrichtung eines POSH-Ausschusses sowie die Urlaubs- und Feiertagsregelungen für jeden Bundesstaat, in dem Ihre Mitarbeiter tätig sind.

Wir betreuen in Indien mehr als 2.000 Mitarbeiter für über 300 internationale Kunden und wickeln eine jährliche Lohnsumme von über 20 Mio. US-Dollar ab. Dabei erzielen wir auf G2 eine Bewertung von 4,8 von 5 Punkten und Unser EOR-Service ab 99 US-Dollar pro Mitarbeiter und Monat. Über den Beschäftigungsbereich hinaus bieten wir Verwaltung der Gehaltsabrechnung in Indien für Unternehmen, die bereits über eine Niederlassung verfügen, übernehmen Berechnung und Einreichung der Compliance-Unterlagen, sowie Unterstützung Beauftragung und Einstufung von Auftragnehmern wo eine Festanstellung nicht das richtige Modell ist.

Wir bieten EOR-Dienstleistungen in Indien an und expandieren derzeit rasch auf den Märkten in den USA und Großbritannien. Sie können sich hier Transparente Preisgestaltung bei EOR, lesen Sie Was unsere Kunden sagen, oder stöbern Sie in unserem Häufig gestellte Fragen zu Compliance und rechtlichen Aspekten für Indien.

Was unsere Kunden sagen

Unternehmen aus den USA, Großbritannien und Europa vertrauen darauf, dass wir ihre Teams vorschriftsmäßig und zügig aufbauen. Das sagen unsere Kunden:

„Ich bin sehr froh, dass ich Wisemonk entdeckt habe. Die Zusammenarbeit mit dem Unternehmen war ein reines Vergnügen, und die Liebe zum Detail ist beeindruckend. Wisemonk hat uns dabei geholfen, ihr Preismodell zu verstehen, hochqualifizierte Fachkräfte zu finden, diese zu interviewen und anschließend beim Onboarding einzustellen. Ich habe ihnen Kriterien für die Art von Mitarbeitern genannt, die wir suchten, und sie haben diese erfüllt. Die Kandidaten, die sie für uns gefunden haben, gehören zu den besten Ingenieuren, mit denen ich je zusammengearbeitet habe. Ich empfehle Wisemonk jedem, der Unterstützung bei der Personalbeschaffung benötigt.“ - Dan Sampson, Leiter der Technikabteilung bei Cobu